ERP e sistemas de gestão na Reforma Tributária: o que precisa ser atualizado até 2026

Marcos tem 44 anos, dirige uma distribuidora de materiais elétricos no bairro Educandos, em Manaus, e passa boa parte das manhãs de segunda-feira olhando para relatórios que o sistema de gestão da empresa gera automaticamente. Para ele, o ERP é quase um sócio silencioso: emite notas fiscais, apura o PIS e a COFINS, calcula o ICMS por estado e entrega os arquivos do SPED Fiscal sem que ninguém precise mexer em planilhas. Funciona assim há oito anos. Marcos nunca teve motivo para questionar.

Em março deste ano, durante uma conversa informal com um contador amigo, ele ouviu pela primeira vez uma pergunta que não conseguiu responder: “Seu sistema já está preparado para o split payment e para os novos códigos do CBS e do IBS?” Marcos sorriu sem graça. Nunca tinha ouvido falar nos dois termos juntos. Voltou para o escritório e ligou para o suporte do fornecedor do ERP. A resposta foi vaga: “Estamos acompanhando a reforma tributária e vamos comunicar quando houver atualizações obrigatórias.”

A resposta soou tranquilizadora. Mas não era. E o tempo entre a falsa tranquilidade e o prazo real está ficando cada vez mais curto.

A virada: o que a Lei Complementar 214/2025 exige dos sistemas

A Emenda Constitucional 132/2023, promulgada em 20 de dezembro de 2023, redesenhou a estrutura tributária brasileira. A Lei Complementar 214/2025, publicada em 16 de janeiro de 2025, regulamentou os três novos tributos — CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, federal), IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, estadual e municipal) e IS (Imposto Seletivo). A reforma não é uma mudança de alíquota. É uma mudança de arquitetura.

O cronograma oficial, definido nos artigos 339 a 341 da LC 214/2025, estabelece que em 2026 já haverá um período de teste com CBS a 0,9% e IBS a 0,1%, cujos valores serão compensáveis. Em 2027, a CBS plena entra em vigor no lugar do PIS e da COFINS. A partir daí, começa o período dual — dois sistemas coexistindo — até 2033, quando PIS, COFINS, ICMS e ISS são extintos definitivamente.

O que isso significa para um ERP como o de Marcos? Significa que, a partir de 2026, a nota fiscal eletrônica precisará registrar campos que hoje não existem. Os sistemas de escrituração precisarão segregar créditos de CBS e IBS separadamente. E o split payment — mecanismo pelo qual o valor dos tributos é retido automaticamente no momento do pagamento, sem passar pelo caixa da empresa — vai exigir que o ERP dialogue com bancos, adquirentes e com o Comitê Gestor do IBS em tempo real.

Empresas que chegarem a 2027 com sistemas não atualizados correm o risco de emitir documentos fiscais inválidos, perder créditos tributários e acumular passivos com o Fisco — sem nem perceber que o problema começou meses antes.

O que precisa ser atualizado no seu sistema de gestão

1. Estrutura da NF-e e dos documentos fiscais eletrônicos

O leiaute da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), da NFS-e (serviços) e dos demais documentos fiscais eletrônicos será alterado para acomodar os novos tributos. A CBS e o IBS precisarão ser destacados separadamente no documento, com seus respectivos códigos e bases de cálculo. O IS incidirá sobre determinados produtos (cigarros, bebidas alcoólicas, veículos, entre outros) e também precisará de campo próprio. Qualquer ERP que hoje gera documentos fiscais precisará passar por atualização de leiaute — e isso não é ajuste cosmético: é mudança de tabelas, regras de validação e integração com a SEFAZ.

2. Escrituração fiscal e SPED

O SPED Fiscal, o EFD-Contribuições e os demais arquivos de escrituração digital precisarão acomodar registros novos referentes ao CBS e ao IBS. A apuração do crédito, que hoje é feita separadamente para PIS/COFINS e para ICMS, passará por uma lógica unificada de não-cumulatividade plena — o que, na prática, significa que o sistema precisará rastrear o crédito em todas as etapas da cadeia produtiva, não apenas nas aquisições diretas.

3. Split payment: integração financeira obrigatória

O split payment é, provavelmente, o maior impacto operacional para os sistemas de gestão. A partir de 2027, quando o cliente pagar uma fatura, o valor correspondente ao CBS e ao IBS será direcionado automaticamente ao governo antes de chegar à conta da empresa. Isso exige que o ERP esteja integrado ao sistema financeiro e saiba, a cada transação, qual parcela pertence ao Fisco e qual pertence ao caixa da empresa. Sistemas que não tiverem essa arquitetura precisarão ser reescritos ou substituídos — não apenas atualizados.

4. Regimes diferenciados e Zona Franca de Manaus

Para empresas em Manaus, há uma camada extra de complexidade. A Zona Franca de Manaus foi explicitamente protegida no artigo 92-A do ADCT, incluído pela EC 132/2023. Os incentivos fiscais federais foram mantidos por no mínimo 50 anos, e a LC 214/2025 garante diferimento e regime especial para operações realizadas na ZFM. Isso significa que o ERP de uma empresa instalada na ZFM precisará tratar as operações com e sem benefício fiscal de forma segregada — identificando automaticamente quais transações se enquadram no regime especial e quais seguem a regra geral.

Setores como saúde, educação, transporte coletivo e agronegócio também têm redução de 60% nas alíquotas, conforme o artigo 9 da LC 214/2025. Se a empresa atua nesses segmentos, o sistema precisa aplicar as alíquotas corretas por tipo de operação.

5. Simples Nacional: atenção redobrada

Empresas optantes pelo Simples Nacional permanecerão no regime simplificado durante a transição, mas haverá regulamentação específica sobre como o CBS e o IBS serão tratados dentro do Simples. Os sistemas de gestão dessas empresas precisarão ser atualizados assim que essa regulamentação for publicada — e o gestor precisa estar atento para não ser pego de surpresa.

O caminho: o que fazer agora, antes de 2026

A primeira medida é óbvia, mas frequentemente adiada: conversar com o fornecedor do ERP. Pergunte diretamente quais atualizações estão previstas, em que prazo e se o contrato de suporte cobre as adaptações obrigatórias da reforma tributária. Exija respostas escritas. Muitos contratos de software têm cláusulas que limitam a responsabilidade do fornecedor por mudanças legais — e o cliente fica com o ônus de pagar por customizações.

A segunda medida é fazer um diagnóstico interno. Quais processos fiscais hoje são manuais ou dependem de planilhas paralelas ao ERP? Essas são as maiores vulnerabilidades. Quando os novos leiautes entrarem em vigor, qualquer processo fora do sistema principal se tornará um ponto de falha.

A terceira medida — e talvez a mais negligenciada — é entender o impacto tributário antes de fazer qualquer alteração de sistema. A mudança de regime não é neutra: empresas que hoje aproveitam créditos de ICMS de determinada forma podem sair ganhando ou perdendo com a não-cumulatividade plena do IBS, dependendo da estrutura de compras e vendas. Trocar de sistema sem entender esse impacto é como reformar a cozinha sem saber o que vai cozinhar.

Como a Bono Conta pode ajudar nesse processo

Foi exatamente para esse tipo de situação que a Bono Conta desenvolveu o programa Rota Reforma Tributária — um processo estruturado em três etapas: diagnóstico da situação atual da empresa, planejamento tributário considerando os novos tributos e acompanhamento durante a transição. O programa é específico para empresas que precisam entender o impacto da reforma antes de tomar decisões de tecnologia ou de estrutura operacional.

Além disso, o serviço de Double Check Fiscal da Bono Conta funciona como uma auditoria preventiva: identifica inconsistências na escrituração atual, apura créditos não aproveitados e mapeia riscos que, com a chegada do novo sistema, podem se tornar autuações. Para empresas que chegam a 2026 com o passado fiscal desarrumado, essa etapa é indispensável antes de qualquer atualização de sistema.

Para empresas na Zona Franca de Manaus, o conhecimento local da equipe faz diferença: entender como o regime especial da ZFM se encaixa na nova arquitetura tributária exige familiaridade tanto com a legislação federal quanto com as especificidades regionais — algo que um escritório com base em Manaus tem condições de oferecer com muito mais profundidade do que uma consultoria remota.

Conclusão: o sistema não vai se atualizar sozinho

Marcos, o distribuidor do Educandos, saiu daquela conversa com o contador amigo sem uma resposta clara. O fornecedor do ERP ainda não tinha prazo. O contador próprio não tinha especialização em reforma tributária. E o tempo continuava passando.

A reforma tributária não vai esperar que as empresas se organizem. O período de testes começa em 2026. Os sistemas que não estiverem prontos vão gerar documentos com erros, perder créditos e criar problemas que levarão meses para resolver. A diferença entre uma empresa que atravessa essa transição com controle e uma que entra em pânico em 2027 está sendo definida agora — nas decisões tomadas (ou adiadas) em 2025 e 2026.

Se você ainda não fez esse diagnóstico, o momento de começar é este.

Agende uma conversa inicial sem custo com a equipe da Bono Conta. Ligue para (92) 3199-5696, envie um e-mail para contato@bonoconta.com.br ou acesse bonoconta.com.br. Não é necessário ter todas as respostas antes de ligar — é exatamente para isso que a equipe está disponível.

Referências

• Emenda Constitucional 132/2023 — planalto.gov.br
• Lei Complementar 214/2025 — planalto.gov.br
• Portal do Comitê Gestor do IBS — gov.br/ibs
• Receita Federal do Brasil — gov.br/receitafederal
• SUFRAMA — Superintendência da Zona Franca de Manaus — gov.br/suframa
• Ministério da Fazenda — Reforma Tributária — gov.br/fazenda